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Para efectos de que nuestros clientes puedan conocer la metodología de trabajo que emplea la empresa en su División de Cobranzas y Recuperaciones, ponemos a su alcance el Manual de Procedimientos que utilizan nuestros Ejecutivos del Área de Recuperación de Créditos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA

El objeto del presente Manual es dotar a los Ejecutivos del Área de Recuperación de Créditos de STRATEGIA LEGAL S.A.C. que se encarguen de las labores de cobranza judicial, de una herramienta de gestión que facilite estas tareas y permita la eficiencia y eficacia de las acciones de recuperación.

En tal sentido, el contenido del presente Manual servirá como guía de cumplimento obligatorio por parte del personal a cargo de las labores de cobranza judicial.

Este Manual pretende conjugar acciones, procedimientos y medidas cautelares en una estrategia que garantice la rápida y efectiva recuperación de las acreencias pendientes de cancelación, mediante la aplicación de un sistema que sirva de guía de consulta y permita la oportuna toma de decisiones, en las acciones a seguir frente a obligaciones no canceladas de deudores.

AMBITO DE APLICACIÓN

PROCESOS DE EJECUCION

La metodología de trabajo establecida en el presente Manual es de aplicación tanto para  las deudas que carecen de garantías reales como para los saldos deudores cuando las garantías otorgadas ya han sido ejecutadas. La eficiencia del sistema radica en la posibilidad de lograr la recuperación de la deuda sin supeditar sus resultados a la conclusión de los procesos judiciales, e incluso, en algunos casos, sin necesidad de iniciarlos o inmediatamente después de haberlos iniciado, puesto que se sustenta en un eficiente trabajo de investigación patrimonial de los deudores y la ejecución de medidas cautelares.

Como principio general que inspire las labores de cobranza, debe tenerse presente que una eficiente labor de recuperación no depende esencialmente de un buen trabajo procesal o de que el juicio llegue a su término con resoluciones firmes, sino de una exhaustiva labor de investigación del patrimonio del deudor y la oportuna e inmediata ejecución de medidas  cautelares, así como del ejercicio de todos los medios de presión contemplados en este manual.

En primer término nos referimos a la gestión de cobranza propiamente dicha y, luego, a las acciones administrativas y judiciales de apoyo a la gestión.

ETAPAS DE GESTION

 Encargo, documentación sustentatoria (file de créditos)
 Investigación de bienes y situación del deudor y fiadores
 Requerimiento de pago.
 Medidas Cautelares
 Procedimiento judicial de Cobranza.
 Acciones Judiciales Complementarias o de Apoyo a la Recuperación
 Manejo del Proceso Judicial
 Manejo Contable

1. ENCARGO.  Documentación Sustentatoria

La procedencia de las acciones judiciales de cobranza así como su efectiva recuperación depende directamente de la documentación e información que la sustente.

En consecuencia, los títulos representativos de la obligación, deben reunir los requisitos establecidos por la ley. Por otro lado, la información sobre las actividades personales y empresariales del deudor, de sus bienes, relaciones comerciales, ingresos, etc, debe estar lo suficientemente completa, de manera tal que permita determinar la naturaleza de las acciones a seguir y de las medidas cautelares que aseguren la efectiva recuperación.

Como norma general, toda obligación ingresada a cobranza judicial será inmediatamente registrada y encomendada a un Ejecutivo específico de la oficina central, quien será responsable de todas las gestiones judiciales y extrajudiciales respecto de dicha deuda, aún cuando para tal efecto, el caso sea derivado a una Oficina Zonal en provincias.

Será necesario que antes de iniciarse cualquier gestión de cobranza, el Ejecutivo a cargo, practique una revisión y análisis de los documentos e informes entregados que sustentan las operaciones crediticias, debiendo verificar que no aparezcan con documentación incompleta, títulos deficientes o presenten dudas al ser evaluadas.

En caso que la obligación estuviera respaldada con garantías reales (hipoteca o prenda) será necesario que se precise lo siguiente:

- Escritura Pública o Contrato Privado con firmas legalizadas donde conste la constitución de la garantía.

- Certificados de Gravámenes

- Tasación Comercial, actualizada de los bienes gravados,  con la firma de dos peritos, legalizada notarialmente.

- Liquidación actualizada de la deuda.



2. INVESTIGACION DE BIENES Y SITUACION DEL DEUDOR Y   FIADORES

2.1. Después del análisis de la documentación e información proporcionada, será necesario que para cada caso, el Ejecutivo a cargo disponga se practiquen las gestiones o investigaciones necesarias para verificar la información que le ha sido entregada, confirmar el domicilio del deudor y sus fiadores, precisar los bienes que garantizarán el resultado de las acciones por iniciar y la situación patrimonial de los deudores y fiadores.  Para este efecto, deberá realizar una VERIFICACION en el domicilio del deudor, conforme a las siguientes  pautas:

• Realizar una visita personal al domicilio del deudor y sus fiadores, a fin de evaluar el patrimonio y realidad socio-económica de los obligados y confirmar información domiciliaria, sobre la existencia de bienes en el domicilio, vehículos etc.
• Llenado de una Ficha de  Verificación.

2.2. Paralelamente a la VERIFICACION, en el Ejecutivo deberá efectuar  las siguientes acciones:

2.1.1 Búsqueda de Propiedades en el Registro de la Propiedad   Inmueble y  Registro Predial, a fin de determinar las propiedades que figuran inscritas a nombre del deudor y sus avalistas o fiadores; así como los gravámenes de los mismos.

2.2.2. Investigación en el Registro de Personas Jurídicas.  Para el caso en que los deudores sean personas jurídicas, a fin de determinar la composición de su Directorio, Gerencia, eventuales responsables solidarios por las deudas, así como de su conocimiento de los deudores para  apoyo de una eventual negociación o para el inicio de alguna acción legal complementaria.

2.2.3 Investigación en el Registro de Propiedad Vehicular. Para determinar los vehículos de propiedad del deudor y los fiadores, gravámenes, etc.

2.2.4 Investigación en la Municipalidad Respecto al Padrón de Contribuyentes del Impuesto al Patrimonio Predial.  Se efectuaría en los Municipios donde estén ubicados los locales sociales y/o domicilio de los deudores y/o garantes. Ello sería necesario en los casos en que dichos deudores no figuren como titulares de ningún inmueble registrado; a efecto de verificar si son propietarios sin derecho inscrito.
También servirá para constatar si son titulares de alguna Licencia como Establecimiento Comercial o Negocio.

2.2.5 Investigación sobre posible titularidad de servicios telefónicos, acciones y dividendos de Telefónica, que sean susceptibles de embargo.

2.2.6 Investigación “IN SITU” en el domicilio del deudor y sus fiadores, para conocer, confirmar y evaluar la existencia de los bienes muebles e inmuebles, vehículos y otros, posibles de embargo o medida cautelar.  Confirmar así el domicilio del deudor es de vital importancia, pues permitirá  corroborar la información proporcionada, respecto del domicilio del deudor, su nivel socio-económico en función a la ubicación del inmueble y al valor estimado de éste y de los bienes muebles que se encuentren en su interior, la existencia de líneas telefónicas, vehículos estacionados y demás datos destinados a determinar plenamente el patrimonio del deudor.  Esta acción se desarrollará conforme a lo indicado en el punto 2.1. anteriormente mencionado, llenándose una Ficha de Verificación, la misma que deberá incorporarse al expediente del proceso.

2.2.7 Investigación y Constatación de las Actividades Laborales y/o   Empresariales del Deudor y Garantes, ubicación y apreciaciones sobre importancia y magnitud de su actividad económica, remuneraciones etc.

2.2.8 Investigación en el Registro de Antecedentes Judiciales y Penales, a fin de establecer la existencia de procedimientos o sentencias en los que esté involucrado el deudor, que sirva como antecedentes de conducta.

2.2.9 Investigación Respecto de Actividades Comerciales del Deudor, destinadas a identificar la naturaleza y cuantía de los negocios o fuentes de ingresos con los que cuenta, ya sea persona jurídica o persona natural.  Para este efecto es también conveniente revisar la relación de protestos y de ellos establecer la existencia del tipo de negocios que realiza y los clientes y proveedores con los que se relaciona.

2.2.10 Investigación en el Registro Electoral, a fin de determinar la veracidad del domicilio señalado para el cumplimiento de las obligaciones a contar con un nuevo elemento de juicio para ubicar al deudor en caso el domicilio proporcionado no le corresponda.  La misma investigación procede en las empresas de luz y agua, cuyos recibos aparecen emitidos, generalmente a nombre del propietario del inmueble o del titular del contrato del suministro.

2.2.11 Informes comerciales interbancarios, a fin de determinar si el deudor a sus fiadores mantienen cuentas o depósitos en el Sistema Financiero, así como su eventual participación en el capital accionario de empresas.

2.2.12 Revisión de Acciones Legales interpuestas por el Deudor, a fin de determinar si el obligado tiene a su favor algún derecho de crédito sobre terceros y evaluar la posibilidad de accionar sobre ese derecho mediante una acción subrogatoria o intervenir en dicho proceso como tercero coadyuvante o litisconsorte, dependiendo de la naturaleza del proceso.  Asimismo, se pueden embargar los derechos de nuestro deudor en el referido proceso.  Para este efecto deberán utilizarse los servicios del personal de asistentes y practicante, quienes revisarán en las mesas de partes de los juzgados, la existencia de demandas interpuestas por el deudor contra terceros, remitiendo un informe al Ejecutivo a cargo.

2.2.13 Revisión de otras Obligaciones del Deudor, para lo cual es necesario tomar conocimiento, a través de los sistemas especializados de informes de deudores del sistema financiero (tipo Infocorp) o cualquier otra Central de Riesgos, de las obligaciones que nuestro deudor tenga con bancos.  Esto permitirá tener una idea de la situación financiera del obligado, así como, de las garantías que pueda tener constituidas a favor de dichos bancos y eventualmente, con el apoyo de una revisión  en los distintos juzgados civiles de los procesos iniciados por dichos bancos contra nuestro deudor, conocer si éste ha refinanciado sus obligaciones, si se le han embargado bienes que tengan un mayor valor que el de las deudas para embargarlos en respaldo de nuestra deuda, o si los bienes que pudiera ser embargados por el exceso de su valor, o si obtiene un domicilio no conocido y cualquier otro detalle que pueda servir a los fines de la recuperación.

3. REQUERIMIENTO DE PAGO (opcional, dependiendo del deudor)
Una vez determinados, con precisión los deudores, montos de sus deudas domicilios, actividades y bienes, el Ejecutivo  determinará si procede formularse un requerimiento de pago, concediéndose breve plazo de sus obligaciones.

El requerimiento se efectuará  mediante carta que deberá ser entregada personalmente por el Ejecutivo o la  persona de confianza que designe, lo cual asimismo permitirá reconfirmar los datos obtenidos en la verificación y visitas anteriormente efectuadas.

En todos los demás casos, el requerimiento será en todos los domicilios de los obligados que se conozca, incluyendo el centro de trabajo, como lo faculta la ley, con el propósito de que la publicidad constituya una presión adicional para el pago inmediato.

La “Medida Cautelar Anticipada” o anterior al Juicio (por ejemplo un Embargo sobre bienes muebles en el domicilio del deudor o Secuestro del servicio telefónico o de un vehículo) así como la demanda, deben encontrarse expeditas desde el requerimiento, evitando así éste-al ser requerido – pueda disponer de sus bienes en desmedro del recupero.

En caso el requerimiento genere los resultados esperados, la cancelación se comunicará al juzgado correspondiente.  Si se llegará a una refinanciación, ésta se propondrá como una Transacción Judicial o Extra.- Judicial, según corresponda, manteniéndose las garantías o medidas cautelares que se hubieran trabado como respaldo que garantice el pago de la deuda.
 
4. MEDIDAS CAUTELARES (ANTICIPADAS O DENTRO DEL JUICIO)

De acuerdo a ley todo Juez  puede, a pedido de parte, dictar medida cautelar antes de iniciado un proceso de éste, destinada a asegurar el cumplimiento de la obligación que será materia de un proceso judicial de cobranza y, por ende, de la recuperación.  En el caso de la medida fuera de proceso (anticipada) el beneficiario debe interponer la demanda ante el mismo Juez, dentro de los 10 días posteriores a la ejecución de la medida.  Ello, como es evidente, será un instrumento para posibilitar el pago de la deuda sin necesidad de juicio.  De otro lado, las mismas medidas pueden solicitarse y ejecutarse dentro del respectivo procedimiento judicial.

Las medidas cautelares proceden respecto de los bienes de los deudores, poseídos por éstos o terceros, por un importe que garantice capital, gastos, intereses y costas de la obligación, en alguna de las siguientes modalidades.

4.1. EMBARGO en forma de DEPOSITO sobre los bienes muebles e inmuebles no inscritos

4.2. EMBARGO en forma de INSCRIPCION sobre inmuebles urbanos o vehículos con inscripción en el Registro de la Propiedad Inmueble o de Propiedad Vehicular, según sea el caso.  El embargo sobre el bien afectado puede alcanzar sus accesorios, frutos o productos (por ejemplo la cosecha en predios agrícolas o  la renta en predios urbanos) siempre que esto se haya solicitado al pedir el embargo y el Juez lo haya concedido.

4.3. EMBARGO en forma de RETENCION sobre fondos, valores, pensiones, rentas y frutos del deudor, en poder de terceros o acreencias, utilidades, dividendos que deben serle abonados por terceros, incluso remuneraciones con la limitación prevista en la ley.  Si el retenedor incumple la orden de retener y paga directamente al embargado, será obligado a efectuar un nuevo pago a la orden del Juzgado (doble pago).

4.4. EMBARGO en forma de INTEVENCION sobre minas, naves o negocios.  Este tipo de embargo merece especial atención ya que las nuevas normas le dan efectividad con las siguientes posibilidades :

a) Intervención con Recaudación de fondos;
b) Conversión de la Intervención en secuestro, previa clausura del negocio;
c) Conversión de la Intervención en Administración

4.5. EMBARGO en forma de DEPOSITO, con inscripción en el Libro de Registro de Acciones, respecto de las acciones de propiedad del deudor, con especial referencia a las nuevas acciones que deben emitirse por aumentos de capital, así como las eventuales utilidades por distribuirse; con posibilidad de vigilar la administración y contabilidad de la compañía .

4.6. El Código Procesal Civil establece el SECUESTRO, como medida cautelar, la misma que puede recaer sobre cualquier bien del deudor y opera mediante la desposesión del bien que es entregado a un custodio designado por el Juez que, incluso, tiene facultades de administración. Procede también para el caso de Servicios Telefónicos, designando como depositario a la Cía de Teléfonos, con inscripción en el Registro respectivo. Para este fin, la solicitud deberá indicar que se solicita la Medida Cautelar de Secuestro conservativo sobre el derecho incorporal de propiedad del Sr.........Como Abonado Titular del Servicio Telefónico No...........Instalado en............y, adicionalmente, sobre las acciones emitidas y por emitirse, de su propiedad en la Cía de Teléfonos, dividendos, etc.  Como es evidente, la ejecución de esta medida cautelar privará al deudor, automáticamente, del uso del servicio.

4.7. Otra importante innovación es la que permite trabar EMBARGO en forma de DEPOSITO sobre bienes que, formando parte de una unidad de producción, no afectan el desarrollo de las actividades.

4.8. EMBARGO en forma de DEPOSITO sobre bienes inmuebles no inscritos registralmente. En este caso se nombrará  depositario al propietario quien está en la obligación de conservar la posesión.

4.9. EMBARGO de los derechos litigiosos del deudor en un juicio promovido por éste contra un tercero, a fin de que los beneficios de dicho proceso sean abonados o entregados al Banco.

5. PROCEDIMIENTOS JUDICIALES DE COBRANZA

La Recuperación Judicial se promueve en virtud de los llamados “Procesos de Ejecución”, que son, fundamentalmente los Procesos Ejecutivos, para el caso de Títulos que aparejan ejecución tales como Letras, Pagarés, Cheques, Escrituras Públicas de reconocimiento de obligaciones o transacciones.

Excepcionalmente, para el caso de deudas cuyo título no apareje ejecución, como por ejemplo Pagarés o Letras no protestados, la recuperación deberá exigirse en la Vía de Conocimiento o en el Proceso Abreviado o Sumarísimo, dependiendo su aplicación en función a la cuantía de la obligación.  Asimismo, puede ejecutarse un Procedimiento de Prueba Anticipada de reconocimiento, a fin de que el título – valor perjudicado recupere su mérito ejecutivo.

Teniendo en cuenta que el presente documento pretende constituir una guía básica de las formalidades a seguirse en las labores de Cobranza Judicial, no resulta necesario extenderse sobre las características de cada proceso, ya que son de conocimiento de los Abogados.
Simplemente, nos referimos en forma breve al  primero :

Proceso  Ejecutivo :

Corresponde al acreedor cuyo derecho emana de título ejecutivo, según la enumeración taxativa del Art. 693 del Código Procesal Civil; entre ellos los instrumentos y títulos valores que, normalmente, representan las acreencias, como Pagarés y Letras.

En tal sentido, resulta de crucial importancia la calificación previa del título respecto de su mérito ejecutivo

El proceso ejecutivo es un proceso expeditivo, que se inicia con una orden para que el deudor pague, la suma reclamada, bajo apercibimiento de ejecución forzada.

El demandado puede formular contradicción dentro de los cinco días, en cuyo caso el Juez citará Audiencia, en ella, se resolverán los puntos controvertidos, quedando la causa expedita para sentencia. Si no se formula contradicción, el Juez expedirá sentencia sin más trámite, ordenando llevar delante la ejecución

El demandante está facultado para solicitar medidas cautelares, al iniciar el proceso, por el sólo mérito del instrumento presentado y sin notificación previa al demandado.

Asimismo, debe ofrecerse contracautela bajo la modalidad de caución juratoria de acuerdo a lo prescrito por el Código Procesal Civil, para lo cual el representante deberá legalizar su firma ante el funcionario judicial respectivo.

Este procedimiento no es incompatible con el procedimiento de Ejecución de Garantías.  De hecho resulta conveniente iniciar los dos procesos, paralelamente, en el caso de obligaciones con garantías reales en las que los bienes objeto de la ejecución no cubran el importe de lo adecuado por capital, intereses, costas y costos.  Así, sin perjuicio de la ejecución de garantías, previa acreditación de la circunstancia ya mencionada, se podrán trabar en el proceso ejecutivo medidas cautelares adicionales para garantizar la recuperación del íntegro de la suma adeudada u obligar a los deudores a regularizar su situación frente al Banco sin supeditarla a los resultados de la ejecución de garantías.


Detalles Tácticos para considerar en los Procesos Ejecutivos

• Antes de notificar la demanda deben haberse trabado los embargos.
• Deberá notificarse al deudor en todos sus domicilios y centro de trabajo
• Debe cuidarse que la demanda se recaude con la documentación probatoria completa en razón que el Código Procesal concede al Juez, con toda precisión a diferencia de las normas anteriores, las posibilidades de “Juzgamiento y conclusión anticipada del Fallo” en los primeros cuando no hay hechos que probar o ya se acreditaron; y, en el último caso, en forma excepcional, siempre que confluyan ciertos requisitos señalados en la ley.
• Toda fórmula de arreglo con el deudor, una vez iniciado el juicio, debe canalizarse como Transacción Judicial, de tal suerte que ante un incumplimiento de las obligaciones contraídas, la transacción se ejecute como si fuera una sentencia ejecutoriada, evitando cualquier demora en su tramitación.

6. ACCIONES COMPLEMENTARIAS Y DE APOYO A LA RECUPERACION

Sin perjuicio de las acciones destinadas directamente a la recuperación de las sumas adeudadas, del análisis de cada caso concreto pueden resultar situaciones generadas por los deudores en las que resulte recomendable la interposición de acciones complementarias y/o de apoyo que refuercen las expectativas de cobranza o fuercen a los deudores a llegar a una fórmula de arreglo satisfactoriamente para el Acreedor.

Entre ellas podemos mencionar las siguientes :

6.1 Acción en Nombre del Deudor

Esta es una facultad legal en virtud de la cual, el Acreedor, puede ejercitar en forma directa y sin necesidad de autorización previa, el derecho de su deudor, por ejemplo, defender su patrimonio, de tal suerte que ello garantice la recuperación de nuestra acreencia.

Su ejercicio está prevista en el Art. 1219 inc. 4º del Código Civil

6.2 Acción de Ineficacia de Actos de Disposición Patrimonial del Deudor

Su ejercicio está previsto en el Art. 195 del Código Civil. Permite solicitar que se declaren ineficaces los actos de disposición a título gratuito (Anticipos de Herencia) del deudor con los que disminuya su patrimonio en perjuicio de la recuperación.  También es aplicable a los actos de disposición a título oneroso, bajo determinados requisitos como el conocimiento del tercero del eventual perjuicio a los derechos del acreedor.

Cuando se trata de ineficacia de actos gratuitos se tramita en vía Sumarísima, si es de actos onerosos, como Proceso de Conocimiento.  En materia de inmuebles la acción es inscribible en el Registro de la Propiedad.

6.3. Denuncia Penal por la Comisión de Delito Financiero

Según lo establecido en el Código Penal, comete Delito Financiero el usuario de una institución financiera que, proporcionando información falsa (Declaración Jurada de Bienes) o documentación falsa (Certificados de Gravámenes falsos, Balances fraguados o información financiera incorrecta) o mediante engaños obtiene créditos directos o indirectos u otro tipo de financiación de una institución financiera.  Siendo titular de la Acción Penal el Ministerio Público, la Denuncia se formula ante la Fiscalía, poniendo en su conocimiento los hechos a fin de que califique si existe o no delito.

6.4. Denuncia Penal por Apropiación Lícita

La cual es especialmente procedente cuando el depositario de un bien otorgado en garantía prendaria al Acreedor-Cliente se niega a poner a su disposición dicho bien o ha dispuesto de éste o, cuando habiéndosele subrogado como depositario se niega a entregarlos al nuevo depositario.

6.5. Medidas Cautelares Anticipadas

Para este efecto, son de aplicación las indicaciones precisadas en el punto 4 de este manual.

6.6. Vencimiento Anticipado del Plazo

Según lo dispone el Art. 181 del Código Civil, el acreedor puede solicitar judicialmente que el deudor pierda el derecho a utilizar el plazo, cuando resulte insolvente después de haber contraído la obligación o no cumpliera con otorgar las garantías que respalden la deuda.

Esta acción es recomendada tratándose de títulos valores con vencimiento futuro en los que esperar que se cumpla con el plazo, sólo perjudicaría las expectativas de cobro o cuando el deudor tiene otros títulos ya vencidos.

6.7. Acciones Complementarias de Apoyo

Bajo el concepto de que la recuperación es una labor conjunta, tanto nuestra empresa como el Acreedor-Cliente, deben prestar el apoyo que sea requerido para la ejecución  de las labores de cobranza judicial.  En especial, deberá tenerse presente :

6.7.1. El Acreedor-Cliente deberá prestar el apoyo logístico necesario para la ejecución de medidas de embargo, como transporte, personal de  apoyo, lugar de depósito y otros medios físicos, o proporcionar los fondos necesarios mediante el reembolso inmediato de la Caja Chica asignada para tales fines.

6.7.2. El Area Operativa del Cliente debe practicar, en forma inmediata las liquidaciones de deudas, cálculos, aplicaciones, cronogramas de pagos y simulaciones que le sean requeridas por el personal encargado de las cobranzas.

6.7.3. El Area Operativa del Cliente, asimismo deberá contabilizar en forma inmediata y registrar en el sistema, todas las amortizaciones y pagos a cuenta que realicen los deudores que se encuentren en cobranza judicial y rebajar los saldos de deuda en lo antes posible, debiéndosenos informar de inmediato sobre los nuevos saldos de los deudores.

6.7.4. El Area de Sistemas del Cliente debe incorporar en la presentación de la posición del cliente los detalles del monto de deuda total, deuda en judicial, deuda vencida, deuda vigente, garantías y provisiones.


7. MANEJO DEL PROCESO JUDICIAL

El manejo del procedimiento judicial de cobranza estará siempre a cargo y bajo responsabilidad de un Abogado de nuestra empresa.

En su manejo se deben seguir las siguientes normas:

7.1. Todas las estrategias y medidas a instaurarse deberán ser diseñadas y planificadas cuidadosamente en cada caso por el  Jefe de Recuperación de Créditos en Cobranza Judicial.

7.2. Cuando el proceso se encuentre a cargo de Oficinas Zonales, todos los escritos principales que éstos presenten así como las resoluciones que reciban deberán elaborarse con una copia para la Oficina Principal (entiéndase necesariamente copia de la demanda, contradicción, absolución contradicción, Resoluciones Principales, Sentencias Apelaciones).

7.3. Los Ejecutivos a cargo deberán llevar un falso expediente similar al que tenga en su poder el Abogado Zonal, en el que se registren todas las incidencias de cada proceso y las acciones, verificaciones, búsquedas, resultados de investigaciones relacionados con el deudor, de acuerdo a las instrucciones del presente manual.

7.4. La iniciativa en las acciones a desarrollar competerá al Ejecutivo a cargo, debiendo cuidar el cumplimiento de los plazos y gestionar directamente el impulso del proceso.

7.5. Los Abogados deberán comunicar previamente a los Ejecutivos de la Oficina Principal, de las diligencias judiciales y audiencias a las que deben asistir en su representación.

7.6. Sin perjuicio de los informes que en este Manual se señalan y de los informes específicos que sean solicitados en cualquier momento, los Abogados Zonales deberán remitir informes periódicos mensuales, dando cuenta del avance de los procesos judiciales encomendados y los resultados de las gestiones de cobranza a la Jefatura de Recuperación de Créditos.

8. MANEJO CONTABLE

8.1. Se recomienda que la contabilización de las deudas ingresadas a “cobranza judicial” sólo se efectué una vez que la respectiva demanda judicial haya sido presentada ante el Poder Judicial.

8.2. El área de sistemas del Cliente deberá registrar las obligaciones en cobranza judicial dentro de su sistema para efectos de que ese detalle se refleje en la posición del cliente.

8.3. El área de Operaciones del Cliente procesará y contabilizará las transacciones, acuerdos y convenios de pago, que se celebren con deudores cuyas obligaciones encuentren en cobranza judicial, conforme a los términos de los respectivos instrumentos en que consten estos acuerdos, sin necesidad de requerirse para ello de Pagaré u otro instrumento cambiario. Para tal efecto se utilizarán los mismos formatos y documentos que se emplean para procesar las operaciones de crédito conjuntamente con los contratos o instrumentos donde consten las condiciones de las obligaciones materia de refinanciación o acuerdo.

8.4. Las transacciones (judiciales o extrajudiciales), acuerdos de reestructuración o refinanciación y convenios de pago de obligaciones en cobranza judicial, se contabilizarán por el Cliente en la cuenta contable de colocaciones refinanciadas o la que utilice para dicho fin, aplicando para ello las disposiciones legales vigentes.

8.5. El Area de Sistemas del Cliente deberá presentar mensualmente al cierre de cada mes, la situación de la cartera de cobranza judicial, con el siguiente nivel de detalle :

• Total de obligaciones en cobranza judicial, número de cuentas e importes.
• Total recuperado en el mes de la cartera judicial, especificando lo recuperado en capital, intereses y gastos.
• Total de cuentas e importes ingresados a cobranza judicial en el mes

8.6. El control contable de la cuenta “Cobranza Judicial” estará a cargo de las áreas de Operaciones y Contabilidad del Cliente.

8.7 Los gastos judiciales que demande el ejercicio de las acciones legales de cobranza se atenderán con el cargo a una Caja Chica, especialmente asignada para este fin. El pago de tales gastos se efectuará bajo responsabilidad del Ejecutivo que lo solicite y deberá estar autorizado por la Jefatura de Recuperaciones.

8.8. El área de Administración del Cliente llevará un registro, en una cuenta contable de todos los gastos judiciales que se realicen y el detalle del nombre del deudor que lo motive, conforme a la información que para tal efecto le suministre la empresa a través de la Jefatura de Recuperaciones. Dichos gastos serán cuadrados por ambas partes en forma mensual.



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